Serviciul de Relații Informare și Relații Publice a apărut ca un răspuns firesc la necesitatea de a crea un cadru pentru relaţia funcţionar public – cetăţean, un cadru mai apropiat stadiului de dezvoltare al societăţii româneşti de astăzi.
Serviciul este creat pentru a fi în exclusivitate în slujba cetăţeanului, pentru a rezolva în mod prompt, cu profesionalism, problemele acestuia.
Principale activități în domeniul informării și relațiilor publice, sunt:
A. Activitatea de relații cu publicul, audiențe, sesizări și petiții:
- Întocmește la începutul fiecărui an programul de audinţe, asigură afişarea acestuia la avizierul instituţiei şi pe pagina de internet, programează persoanele interesate în audienţe la primar şi viceprimar în baza programului aprobat;
- Înregistrează persoanele, fizice sau juridice în registrul de audienţe în format electronic, urmărește circuitul, descărcarea și arhivarea documentelor;
- Participă la audienţe, ia notiţe cu privire la discuţiile purtate în baza cărora întocmeşte informări și/sau note de audienţe în funcţie de problemele ridicate, pe care le distribuie serviciilor competente pentru soluţionare;
- Urmăreşte şi atenţionează direcţiile, serviciile, birourile, compartimentele și centrele pentru respectarea termenelor privind răspunsurile la solicitările ridicate în cadrul audienţelor;
- Urmăreşte secţiunea de audinţe on-line de pe site-ul instituţiei şi atenţioneză serviciile responsabile de întocmirea răspunsului şi afişarea lui în termenul legal;
- Asigură primirea zilnică a publicului în primărie, oferă informaţii la ghişeul de relaţii publice şi se ocupă de îndrumarea acestuia spre compartimentele de specialitate în competenţa cărora intră soluţionarea problemelor ridicate;
- Permite cetăţeanului o participare directă la procesul de luare a deciziilor la nivelul administraţiei locale asigurând primirea petițiilor, sugestiilor, reclamațiilor, sesizărilor cetăţenilor cu privire la planuri şi proiecte noi pe care Primăria şi Consiliul Local intenţionează să le dezvolte;
- Urmăreşte şi atenţionează direcţiile, serviciile, birourile, compartimentele și centrele pentru respectarea termenelor privind răspunsurile la sesizările, petițiile, reclamațiile depuse personal, transmise prin fax, e-mail, sau scrisori și întocmește rapoarte lunare, trimestriale și anuale cu privire la activitate.
- Redactează şi distribuie fluturaşi informativi cu privire la actele solicitate de compartimentele de specialitate ale instituţiei pentru soluţionarea cererilor cetăţenilor şi a activităţilor desfăşurate de instituţie;
- Asigură informarea cetăţenilor cu privire la modul de lucru, actele necesare care se depun pentru soluţionarea cererilor cetăţenilor, a termenelor de soluţionare, prin afişare sau alte modalităţi de comunicare;
- Oferă informaţii generale despre atribuţiile şi competenţele serviciilor din cadrul instituţiei, oferă informaţii cu privire la competenţele administraţiei locale;
- Răspunde la telefonul 0264-368002 – telefonul cetățeanului şi oferă informaţii în limita mandatului dat de primar, Directorul Executiv al Direcției Relații cu Comunitatea și al Șefului Serviciului Informare și Relații Publice;
- Comunică inter – instituţional: asigură legătura prin comunicare verbală, telefonică, scris şi electronică dintre instituţie şi mediul exterior acesteia, respectiv cu cetăţenii, colaboratorii, alte instituţii publice, agenţi economici, asociaţii, etc.;
- Comunică intra – instituţional prin informarea cât mai completă a direcţiilor, serviciilor, birourilor, compartimentelor şi a şefilor acestora cu care lucrează direct, pentru îndeplinirea tuturor obiectivelor comune, pentru asigurarea unor funcţii continue prin comunicare verbală, electronică sau scrisă.
B. Activitatea de înregistrare, circuit al documentelor, expediere și arhivare documente:
- Implementează softul privind înregistrarea şi circuitul documentelor şi a modulelor acestuia: înregistrarea documentelor, activităţi, crează dosare specifice de lucru, şi descarcă întreaga corespondenţă pe documente specifice de lucru conform nomenclatorului arhivistic;
- Înregistrează, scanează, redirecţionează, ataşează, distribuie, expediază şi arhivează documente în format electronic în registrul general;
- Primeşte şi expediază documente prin intermediul factorilor poştali, delegaţi, curierat, fax, e-mail;
- Descarcă, înregistrează şi expediază corespondenţa de pe site-ul instituţiei: cereri, propuneri, sesizări, reclamaţii, petiţii şi sugestii primite on-line şi răspunde de distribuirea acestora în urma rezoluţiei primarului;
- Efectuează lucrările de multiplicare a documentelor pentru corecta repartizare a acestora pe baza rezoluţiei dată de Primar, Viceprimar, Director Executiv al Direcţiei Relaţii cu Comunitatea şi a Șefului de Serviciu Informare și Relații Publice;
- Întocmește răspunsuri și eliberează documente din arhivă în urma solicitărilor depuse;
- Primeşte, predă şi execută transportul cu privire la corespondenţa clasificată din clasa secret de serviciu;
- Iniţiază şi organizează activitatea de întocmire a nomenclatorului arhivistic al instituţiei, solicitând directorilor şi şefilor de servicii propuneri în acest sens;
- Urmăreşte şi aplică nomenclatorul arhivistic în cadrul registraturii în vederea constituirii corecte a arhivei curente;
- Verifică şi preia anual documentele create de servicii, conform unei programări prealabile, pe baza de inventare şi proces-verbal de predare primire a dosarelor în arhiva instituţiei;
- Asigură evidenţa tuturor documentelor intrate şi ieşite din depozitele de arhivă, pe baza Registrului de evidenţă curentă;
- Efectuează operaţiuni de ordonare şi inventariere a documentelor neordonate şi fără evidenţă, aflate în depozite, indiferent de provenienţa lor;
- Asigură predarea documentelor propuse pentru retopit la unitaţile de colectare a hârtiei, depunând acestora şi o copie după confirmarea Arhivelor Naţionale respective;
- Cercetează documentele din depozite, în vederea eliberării copiilor şi certificatelor solicitate de persoane pentru dobândirea unor drepturi, în conformitate cu legile în vigoare;
- Pune la dispoziţia serviciilor documentele solicitate, pe baza de semnătură, consemnate în Registrul de depozitat și operează conform instrucţiunilor până la restituirea unităţilor arhivistice împrumutate;
- Verifică integritatea documentelor şi le reintegrează la fond;
- Pregăteşte documentele permanente, cu valoare documentar-istorică şi inventarele acestora şi le depunere la Arhivele Naţionale.
- organizează depozitul de arhivă şi sistematizarea documentelor după criterii stabilite în prealabil, conform prevederilor legislaţiei arhivistice. Întocmeşte ghidul topografic al depozitului sau depozitelor;
- Întocmește situaţia fondurilor si colecţiilor create, a tuturor datelor, informaţiilor şi documentelor din arhivă.
C. Activitatea de informții de interes public, relația cu mijloacele de informare în masă, protocol și imagine
- Comandă, achiziţionează şi păstrează materialele fotografice şi de înregistrare a evenimentelor, necesare elaborării de comunicate, anunţuri, articole, mape de prezentare, pliante, afişe, etc., destinate activităţii de publicitate, imagine şi informare;
- Redactează materiale de publicitate, de prezentare, imagine şi informare;
- Asigură necesarul de produse pentru protocol şi materiale personalizate, de imagine şi de reprezentare şi se ocupă de distribuirea acestora;
- Organizează activităţi şi evenimente iniţiate de primar şi instituţie, realizează activitatea de protocol, imagine, reprezentare şi informare;
- Ţine evidenţa solicitărilor adresate în baza Legii 544/2001- privind liberul acces la informaţiile de interes public, în format electronic, transmite conform rezoluţiei solicitările pentru competentă soluţionare serviiilor de specialitate, atenţonând asupra termenelor.Verifică şi informează respectarea termelor. Înaintează răspunsurile primite de la serviciile de specialitate, solicitanţilor.
- Întocmește raportul anual privind aplicarea Legii 544/2001 – privind liberul acces la informațiile de interes public și se asigură de afișarea acestuia prin intermediul paginii de internet sau a altor mijloace de informare în masă.
- Acreditează jurnaliștii şi a reprezentanţii mijloacelor de informare în masă;
- Comunică din oficiu informații de interes public: actele normative care reglementează organizarea și funcționarea instituției, structura organizatorică, atribuțiile departamentelor, programul de funcționare, programul de audiențe, programul cu public, coordonatele de contact ale instituției, etc.
- Organizează întâlniri cu presa, verifică sesizările de presă, programează interviuri şi briefing-uri;
- Întocmeşte dosare de presă, anunţuri, informări, articole, ştiri şi transmite prin mijloacele de comunicare în masă informaţiile de inters public;
- Alocă spaţiu egal factorilor media pentru întrebările adresate primarului și furnizează informaţii presei respectând toate aspectele legate de deontologia jurnalistului în cadrul instituţiilor publice, actele normative în vigoare și a dispozițiile emise de primar.
- Selectează informaţiile de interes public, întocmeşte discursuri şi mesaje, statistici şi alte materiale care pot oferi informaţii de interes public;
- Monitorizează situaţiile unei crize şi este pregătit pentru orice discreditare adusă instituţiei și informează factorii de decizie asupra reacţiei opiniei publice;
- Creează prin politici- campanii de imagine, feed – back , etc., imaginea instituţiei;
- Elaborarează programe care ţin de relaţionare şi imagine;
D. Activitatea de asistență, planificare agende de lucru primar și viceprimar și secretariat
- Programează şi întocmeşte zilnic, săptămânal şi lunar agenda de lucru a primarului şi viceprimarului colaborând şi consultând în permanenţă pe aceştia cu privire la derularea evenimentelor şi a posibilelor modificări;
- Asigură convocarea persoanelor din afara sau din interiorul instituţiei la cererea primarului şi a viceprimarului și se asigură de respectarea programării zilnice privind convorbirile și şedinţele de lucru;
- Planifică şi asigură primirea delegaţiilor, directorilor, administratorilor de instituţii, agenţi economici, a personalului din primărie, a consilierilor locali şi a altor persoane, conform agendelor de lucru;
- Răspunde la telefonul 0264–368001- telefonul cabinet primar şi oferă informaţii în limita mandatului dat de primar, respectând codul etic și de integritate, actele normative în vigoare și dispozițiile primarului;
- Asigură legăturile telefonice conform solicitărilor pentru primar și viceprimar;
- Transmite şi primeşte faxuri cu privire la activitatea Primăriei şi a Consiliului Local şi se asigură de respectarea circuitului documentelor;
- Introduce, verifică şi monitorizează zilnic circulaţia mapelor ce conţin documentele de intrare – ieşire, a mapelor cu documentele emise de serviciile primăriei şi se asigură că a fost respectat circuitul documentelor , precum şi aplicarea corectă a semnăturilor și ștampilelor cu stemă.
- Întocmește delegaţiile şi ţine evidenţa acestora pentru persoanele din instituţie care se deplasează în interes de serviciu;
- Comunică inter – instituţional (verbal, telefonic , scris şi electronic): transmite invitații, mesaje și felicitări ale primarului și viceprimarului;
- Redactează și actualizează baza de date privind e-mail-urile, numerele de telefon, adresele de e-mail și alte date utile ale angajaților instituției și al colaboratorilor (instituții, operatori economici, asociații și ONG-uri, societatea civilă);
- Comunică intra – instituţional prin informarea primarului, viceprimarului, direcţiilor, serviciilor, birourilor, compartimentelor, centrelor şi a şefilor/coordonatorilor, pentru îndeplinirea tuturor obiectivelor comune şi pentru asigurarea unor funcţii continue;
- Asigură tehoredactarea şi trasmiterea în format scris, electronic, telefonic sau verbal a informațiilor, notelor interne şi de serviciu emise de primar și viceprimar;
- Primeşte şi transmite note telefonice referitor la evenimente organizate de primar, instituţie, întâlniri, convocări, buletine meteorologice și de avertizare, întrerupere a curentului electric, lucrări de branşamente, etc.;
- Asigură convocarea comisiilor de lucru la cererea Primarului, Viceprimarului, a Directorului Executiv al Direcției Relații cu Comunitatea şi a Șefului de Serviciu Informare și Relații Publice;
- Păstrează Registrul Unic de Control, îl înmânează reprezentanţilor instituţiilor pentru completare și se asigură de semnarea de către Primar a menţiunilor efectuate în urma verificărilor organelor de control.
E. Activitatea de relații internaționale
- Iniţiază şi promovează relaţii de colaborare cu instituţii şi organizaţii naţionale şi internaţionale, precum şi de înfrăţire cu alte autorităţi ale administraţiei publice locale naţionale sau internaţionale, în conformitate cu dispoziţiile legale;
- Întocmeşte documentaţia necesară înfrăţirii între Municipiul Câmpia Turzii şi alte oraşe din lume, precum şi protocolul propriu-zis;
- Solicită direcţiilor de specialitate din cadrul Ministerului Afacerilor Externe şi a Ministerului Afacerilor Interne avizarea proiectelor de text pentru Acordurile de parteneriat şi Protocoalele de înfrăţire;
- Întocmeşte raportul de specialitate pentru aprobarea parteneriatului de către Consiliul Local al Municipiului Câmpia Turzii;
- Menţine legătura cu partenerii externi (telefonic, e-mail, fax);
- Colaborează pe plan local cu instituţii de stat, agenţi economici, instituţii neguvernamentale, organizaţii şi asociaţii, persoane fizice, etc. în scopul realizării acţiunilor comune şi parteneriate cu instituţii similare din oraşele înfrăţite sau în curs de înfrăţire;
- Promovează imaginea municipiului pe plan extern prin diverse activităţi şi programe care se desfăşoară în ţară şi în străinătate;
- Întocmeşte, redactează, traduce şi trimite scrisorile oficiale ale primarului şi asigură corespondenţa externă a instituţiei;
- Traduce documentele adresate instituţiei;
- Asigură logistica necesară deplasărilor oficiale ale reprezentanţilor primăriei în străinătate, la nivel de primar, reprezentanţi ai Consiliului Local şi personal cu funcţii de conducere şi de execuţie din cadrul primăriei;
- Întocmeşte referatele şi rapoartele de specialitate şi asigură, în colaborare cu serviciile de specialitate, logistica necesară acestor evenimente şi acţiuni, în conformitate cu dispoziţiile legale în vigoare;
- Organizează protocolul cu ocazia vizitelor delegaţiilor străine la Consiliul Local şi Primăria Câmpia Turzii;
- Asigura materialele de protocol pentru delegaţii;
- Asigură relaţia cu partenerii externi şi la nivel interinstituţional, pe calea corespondenţei poştale şi prin schimburi informaţionale pe cale electronică, folosind forme moderne de comunicare;
- Asigură documentarea şi informarea compartimentelor de specialitate şi instituţiilor din subordinea Consiliului Local al Municipiului Câmpia Turzii şi al Primarului cu privire la evenimentele şi acţiunile cu caracter extern;
Conducerea
- Angela Mihaela POP
Contact
- Adresa: Municipiul Câmpia Turzii, str. Laminoriștilor nr. 2
- Telefon
- (0040) – 264 368 002 / int. 166 – Director Executiv al Direcției Relații cu Comunitatea, camera 17
- (0040) – 364 135 655 / int. 155 – Șef Serviciu Informare și Relații Publice, camera 17
- (0040) – 264 368 001 / int. 111 – Secretariat, Agendă de lucru Primar și Viceprimar, camera 4
- (0040) – 264 368 002 / int. 123 – Relații cu publicul, Audiențe, Registratură, camera 22
- (0040) – 264 368 001 / int. 155 – Responsabil media, camera 17
- (0040) – 264 – 368 002 / int. 123 – Informații de interes public, camera 22
- Fax
- (0040) – 264 365 467
- (0040) – 374 091 037
Programul cu publicul
- Luni – Joi
- 08:00 – 16:00
- Vineri
- 08:00 – 13:30
